Pomoc IT dla NGO: Jak Stratoflow Wspiera Cyfryzację Procesów Organizacji Pozarządowej Otwarte Klatki
Wprowadzenie usprawnień technologicznych i automatyzacja procesów to obecnie jedne z głównych potrzeb każdego sektora gospodarki. Również trzeciego.
Firmy z branży IT, które mają świadomość konieczności transformacji cyfrowej, coraz częściej decydują się na pomoc organizacjom pozarządowym w tym zakresie.
Realizując strategię zrównoważonego rozwoju, Stratoflow weszło we współpracę z organizacją pozarządową Otwarte Klatki.
Cel był jasny – wsparcie techniczne dla NGO i pomoc w implementacji rozwiązań opartych na najnowszych technologiach, które ułatwią realizację dalszych projektów społecznych.
Przyjrzyjmy się temu, jak wygląda współpraca Stratoflow i Otwartych Klatek w ramach projektu, którego główną ideą jest pomoc IT dla NGO.
Pomoc IT dla NGO: transformacja cyfrowa jest konieczna
Wraz z wybuchem pandemii wiele sektorów z dnia na dzień musiało zmodyfikować sposób funkcjonowania.
Większość firm i organizacji stanęło przed wyzwaniami, które wymagały nowych rozwiązań technologicznych, aby móc pozostać na rynku.
Obecność w sieci od dawna jest obowiązkowa dla prawie każdej branży.
O ile wcześniej część procesów mogła odbywać się w tradycyjny sposób, o tyle wraz z pandemią cyfrowa transformacja stała się nieunikniona i przyspieszyła z zawrotną prędkością.
Jednym z sektorów, który najsilniej poczuł konieczność wprowadzenia innowacji systemowych, to organizacje non-profit.
Brak zautomatyzowanych procesów utrudnia pracę na rzecz społeczeństwa, zmniejsza wydajność, a także ogranicza możliwości i szanse dotarcia zarówno do potrzebujących, jak i wspierających.
Jako zespół ekspertów w zakresie tworzenia oprogramowania, systemów high-performance oraz wdrożeń Salesforce postanowiliśmy dołączyć do projektu Tech To The Rescue, aby dostarczyć pomoc techniczną organizacjom pozarządowym w zakresie zarządzania CRM i procesami fundraisingowymi.
Mieliśmy przeczucie, że nasze doświadczenie może wpłynąć na realizację celów społecznych poprzez usprawnienie procesów i dostarczenie narzędzi, które będą wspierały rozwój, projekty i działalność NGO.
Jak rozpoczęła się współpraca Stratoflow i Otwartych Klatek?
Współpraca w ramach projektu Tech To The Rescue to nasza pierwsza inicjatywa pod nową nazwą firmy – Stratoflow (wcześniej Codedose).
Działając na podstawie głównych wartości firmy jakimi są, między innymi, odpowiedzialność i współpraca, wzmacniamy obecnie naszą społecznie odpowiedzialną stronę.
Od kilku lat co roku wspieramy lokalną inicjatywę Bieg Firmowy związany z fundacją Everest oraz Firmowy Rajd Rowerowy.
W ramach rozwoju naszej strategii CSR z entuzjazmem dołączyliśmy do globalnej akcji Tech To The Rescue, w ramach której branża IT pomaga organizacjom pozarządowym.
Idea Tech To The Rescue, w szczególności w kontekście zapotrzebowania na wsparcie w zakresie wdrożenia Salesforce, została nam polecona przez Wojciecha Mroza.
Branża IT na pomoc NGO – słów kilka o stronach zaangażowanych w projekt
Wojciech Mróz, Ashoka
Wojciech Mróz jest doświadczonym przedsiębiorcą wykorzystującym swoje kompetencje biznesowe w projektach, które zmieniają świat na lepsze.
Obecnie cały swój czas zawodowy przeznacza na wspieranie przedsiębiorców społecznych w ramach organizacji Ashoka, gdzie jest co-Directorem na Polskę.
Ashoka identyfikuje i wspiera wiodących przedsiębiorców społecznych na świecie, uczy się na podstawie ich innowacji i mobilizuje globalną społeczność, która wykorzystuje te nowe struktury, aby budować świat, w którym każdy może być twórcą, twórczynią, zmian na lepsze.
Od 25 lat Ashoka działa również w Polsce.
Wojciech współtworzył m.in. spółki Kodilla, Alpha Capital Group i TestArmy. Jest współzałożycielem fundacji Everest, która co roku organizuje Bieg Firmowy oraz alumnem programu The Leadership Academy for Poland.
Tech To The Rescue
Tech To The Rescue to globalny projekt, który tworzy przestrzeń do współpracy pomiędzy firmami IT a organizacjami pozarządowymi.
Celem nadrzędnym jest wsparcie techniczne dla organizacji pozarządowych oraz implementacja cyfrowych rozwiązań, które zwiększą wydajność, usprawnią procesy i wesprą dalszy rozwój działań odpowiedzialnych społecznie. Słowem – program niesie pomoc IT dla NGO.
Na stronie internetowej Tech To The Rescue można znaleźć długą listę firm z całego świata, które oferują darmową pomoc z zakresu IT, designu, cybersecurity i infrastruktury, a także listę organizacji trzeciego sektora poszukującej pomocy technicznej non-profit.
O to, z jakimi wyzwaniami zwracają się organizacje pozarządowe, zapytaliśmy Jacka Siadkowskiego, współzałożyciela TTTR:
Wyzwania różnią się w zależności od wielkości i doświadczenia organizacji, ale to:
- Stworzenie nowego produktu, który ma wesprzeć rozwiązywanie jakiegoś społecznego problemu - np. aplikacja do edukacji seksualnej, kalkulator wpływu decyzji dietetycznych na planetę, czy aplikacja do mobilizowania wolontariuszy.
- Usprawnienie wewnętrznych procesów poprzez wdrożenie wydajnych systemów, np. CRM.
- Poprawienie efektywności komunikacyjnej i fundraisingowej organizacji poprzez wdrożenie nowej strony internetowej czy optymalizację ścieżek użytkownika na starej.Sporo organizacji mierzy się z tematem cyberbezpieczeństwa i chronienia wrażliwych danych użytkowników.
Jedną z instytucji, która dołączyła do projektu Tech To The Rescue są Otwarte Klatki. Okazało się, że ich wyzwania technologiczne i nasze możliwości spotkały się w jednym miejscu.
Otwarte Klatki
Twórz z nami świat wolny od cierpienia zwierząt – tak brzmi motto polskiej organizacji pozarządowej Otwarte Klatki.
Od 2012 roku stowarzyszenie zrzesza osoby, które wprowadzają systemowe zmiany społeczne, dokumentują warunki chowu przemysłowego oraz prowadzą akcje edukacyjne, promując jednocześnie pozytywne postawy wobec zwierząt.
Główną misją Otwartych Klatek jest zapobiegania cierpieniu zwierząt zamykanych na fermach.
Stowarzyszenie działa na terenie całej Polski i współpracuje z organizacjami z całego świata w ramach koalicji Fur Free Alliance i Open Wing Alliance.
Jest także częścią międzynarodowej organizacji Anima International, która w 2019 roku została wyróżniona tytułem Top Charity przez Animal Charity Evaluators.
To wyróżnienie stawia Otwarte Klatki w czołówce najskuteczniejszych organizacji prozwierzęcych na świecie.
Stratoflow
Stratoflow to wrocławska firma zajmująca się budową systemów informatycznych o wysokiej wydajności i skalowalności.
Naszym celem jest dostarczenie innowacyjnego oprogramowania, będąc jednocześnie na bieżąco z najnowszymi technologiami.
Jedną z gałęzi działalności Stratoflow jest implementacja i optymalizacja platformy Salesforce.
Projektujemy i weryfikujemy architektury oprogramowania, aby umożliwić bezproblemową wymianę danych między Salesforce, a innymi systemami.
Otwarte Klatki potrzebowały wsparcia technicznego w sferze wdrożenia i konfiguracji narzędzi CRM.
Wiedząc, że potrzebna jest pomoc w tym obszarze, odezwaliśmy się do firmy, która ma w tym obszarze wysokie kompetencje i doświadczenie – Stratoflow – wspomina Jacek z TTTR.
O początkach współpracy opowiada nam również Arkadiusz Drysch, CTO Stratoflow:
Jak się okazało, Salesforce jest coraz bardziej popularnym narzędziem w Polsce wybieranym nie tylko przez organizacje komercyjne, ale także przez NGO. Nasz wkład w inicjatywę z Tech To The Rescue zaczęł się bezpośrednio z Otwartymi Klatkami. Ten projekt postrzegamy jako bardzo udane wsparcie doradcze NGO w zakresie Salesforce.
Pierwszym krokiem nawiązania współpracy było tak zwane spotkanie matchingowe zorganizowane przez Tech To The Rescue.
Wzięli w nim udział przedstawiciele Stratoflow, Otwartych Klatek i Tech To The Rescue. Rozmawialiśmy o szansach, wyzwaniach, ograniczeniach projektu i trybie współpracy.
Obie strony wykazały zainteresowanie wspólnym projektem i stworzyliśmy samodzielny zespół złożony z Igi Lebudy i Filipa Stachnika z Otwartych Klatek oraz Michała Nowaka i Arkadiusza Dryscha ze Stratoflow.
W lutym 2021 rozpoczęliśmy prace nad usprawnieniem CRM Otwartych Klatek, w które jest zaangażowany również cały zespół IT stowarzyszenia.
Zobacz webinar ze spotkania organizowanego przez Tech To The Rescue. Arek ze Stratoflow i Agnieszka z Otwartych Klatek rozmawiają o dotychczasowej pracy nad projektem (wideo w języku angielskim):
1. Cel współpracy
Po konsultacji zostały wyłonione główne obszary współpracy Stratoflow i Otwartych Klatek. Są to:
- Implementacja Salesforce
- Pomoc przy stworzeniu modelu danych
- Stworzenie CRM na platformie Salesforce
- Integracja Salesforce z innymi narzędziami
- Migracja danych z Excela do Salesforce
- Integracja systemu wpłat darowizn z Salesforce
- Kompleksowe nauczenie obsługi Salesforce
- Automatyzacja procesów wewnątrz organizacji
- Udoskonalenie systemu płatności, darowizn i działania sklepu
Zapytany o początki i cele projektu Arkadiusz Drysch wspomina:
Zespół Otwarte Klatek wybrał Salesforce jako swoje narzędzie to procesów fundraisingowych i rozpoczął przygotowania do wdrożenia tej platformy. Rolą Stratoflow było i jest przede wszystkim wsparcie doświadczeniem. Na pierwszym etapie projektu było to wsparcie w uporządkowaniu etapu analizy, przygotowanie spójnego modelu danych, określenie priorytetów, dopasowanie najlepszych rozwiązań. W dalszych etapach wspieramy Otwarte Klatki w zagadnieniach implementacyjnych i technicznych.
Warto podkreślić, że Otwarte Klatki to organizacja, która posiada swój zespół IT i już przed rozpoczęciem współpracy wiele technologicznych rozwiązań było dobrze rozwiniętych.
Implementacja Salesforce’a to kolejny etap cyfryzacji procesów stowarzyszenia.
Na samym początku potrzebowaliśmy nadania kierunku naszym działaniom i wsparcia w przebiciu się przez gąszcz dostępnych informacji. – wspomina Filip Stachnik.
Z racji tego duży nacisk został położony nie tyle na budowanie systemów od zera, co na konfigurację i uczenie obsługi Salesforce, w czym mamy duże doświadczenie.
Docelowo ta platforma będzie później głównym narzędziem do zarządzania CRM i procesami w Otwartych Klatkach.
2. Przebieg współpracy i wprowadzane rozwiązania
Sprawnie i bez oglądania się za siebie rozpoczęliśmy regularną, partnerską współpracę.
O tryb pracy na co dzień zapytaliśmy Michała Nowaka Salesforce/Java Developera ze Stratoflow:
Spotykamy się online co tydzień, aby omówić postępy pracy z poprzedniego tygodnia. Przyglądamy się wspólnie problemom napotkanym po drodze i określamy cele na kolejny tydzień. Przez ostatnie kilka miesięcy pracy było bardzo dużo. Pierwotny, główny plan działania jest realizowany na bieżąco. W naszych callach bierze udział cały zespół projektowy, czyli Filip i Iga z Otwartych Klatek oraz Arkadiusz i ja.
Pierwszym zadaniem Stratoflow, jakie wspólnie ustalił zespół, było stworzenie modelu danych, który jest zgodny ze strategią rozwoju Otwartych Klatek.
Następnie pierwowzór modelu był sprawdzany dla najbardziej skomplikowanych scenariuszy.
Na podstawie gotowego modelu Michał zajął się wyszukiwaniem rozwiązań w Salesforce’ie dopasowanych do potrzeb Otwartych Klatek.
Kolejnym wyzwaniem, które stanęło przed zespołem Otwartych Klatek, było przyporządkowanie kolumn i tabel z Excela do pól i obiektów w Salesforce’ie, a w przypadku braku odpowiedników, dodanie nowych. Zespół Stratoflow na bieżąco weryfikował i sugerował ewentualne rozwiązania.
Aktualnie zespół jest na etapie dodawania integracji z kolejnymi kanałami płatności, do którego niezbędnym było stworzenie diagramu procesu obsługi płatności zgodny z modelem.
Największym wyzwaniem dla Michała, jak sam przyznaje, jest: zaprojektować system Otwartych Klatek tak, aby po zakończeniu projektu ich zespół nie miał problemów z jego utrzymaniem i rozwijaniem.
3. Rezultaty i plany na przyszłość
Przed nami kolejne zadania zbliżające nas do mety.
Następnym etapem będzie integracja Salesforce’a z kolejnymi serwisami (strona internetowa, newsletter/sklep online) oraz implementacja narzędzi typowo CRMowych.
Zespół dąży do tego, aby wszystkie procesy cyfrowe Otwartych Klatek przeniosły się na platformę Salesforce.
Chodzi między innymi o takie działania jak:
- zakupy w charytatywnym sklepie internetowym,
- zapis na newsletter,
- organizacje kampanii,
- współpraca z innymi firmami i organizacjami,
- automatyzacja płatności i darowizn,
- komunikacja z partnerami i odbiorcami.
Spytany o efekt dotychczasowej współpracy, Michał przyznaje, że jest zdecydowanie zadowalający:
Nasza współpraca postępuje w dobrym tempie, szczególnie biorąc pod uwagę to, że Filip i Iga mają swoje bieżące zajęcia związane ze stowarzyszeniem. Są bardzo zmotywowani - widzę to po ilości wykonanej pracy po ich stronie oraz tego ile nowych funkcjonaności już zdążyli poznać.
O wpływ rozwiązań wprowadzonych do tej pory w Otwartych Klatkach zapytaliśmy Filipa Stachnika.
Przyznaje, że praca ze Stratoflow pozwoliła nadać kierunek działaniom organizacji związanych z implementacją Salesforce’a.
Wcześniej mieliśmy poczucie dużego zagubienia. Nie wiedzieliśmy, od której strony podejść do tego projektu. Teraz wiemy, co robić z tygodnia na tydzień oraz mamy przygotowany plan na kolejne kroki.
Przyznaje Filip.
Mamy nadzieję, że usprawnienie procesów wewnątrz organizacji za pomocą Salesforce przyniesie Otwartym Klatkom nowe perspektywy i otworzy kolejne pole do inicjatyw społecznych w nowy, zdigitalizowany sposób.
Wsparcie IT dla NGO – podsumujmy
Trzeci sektor wchodzi na drogę transformacji cyfrowej, a my szykujemy się na kolejne społecznie odpowiedzialne działania.
Udana implementacja Salesforce w stowarzyszeniu Otwarte Klatki pokazuje, że zapotrzebowanie na automatyzację procesów oraz wprowadzanie rozwiązań i narzędzi opartych na technologiach cyfrowych w organizacjach pozarządowych będzie tylko rosnąć. Projekt Tech To The Rescue jest przykładem na to, że branża IT jest gotowa pomagać NGO w tym zakresie.
